ბუღალტრული დოკუმენტები

ბუღალტრული აღრიცხვის ერთ _ ერთი დამახასიათებელი თავისებურებაა ის, რომ იგი საწარმოს სამეურნეო საქმიანობაში მომხდარ ცვლილებებს განსაკუთრებული წესით გაფორმებული დოკუმენტების, საფუძველზე ასახავს და ამდენად იგი დოკუმენტური აღრიცხვაა. დოკუმენტაცია, არის მიმდინარე ბუღალტრული აღრიცხვის მონაცემების მიღებისა და მათზე კონტროლის მიზნით აღრიცხვაში გამოსაყენებელი ინფორმაციის წყაროების ერთობლიობა, რომელიც სრულყოფილად ასახავს საწარმოს საქმიანობაში მომხდარ სამეურნეო მოვლენებსა და ოპერაციებს.

სამეურნეო ოპერაციებისათვის დამახასიათებელი მონაცემების ასახვას და გაფორმებას სპეციალური მოხაზულობის ბლანკზე დოკუმენტირება, ანუ პირველადი აღრიცხვა ეწოდება. პირველადი აღრიცხვა შეიძლება მოეწყოს ხელით ან მექანიზებული დამუშავების წესით. აღრიცხვის ორგანიზებისათვის საწყისი მონაცემების წყაროს სააღრიცხვო ინფორმაცია ეწოდება. სააღრიცხვო ინფორმაციის მატარებლად ითვლება დოკუმენტები, რომელიც ასახას სამეურნეო ოპერაციას.

დოკუმენტი სპეციალური ფორმის ბლანკია, რომელზედაც აისახება სამეურნეო ოპერაციის შინაარსი მისი რაოდენობრივი და თანხობრივი გამოსახულებით. დოკუმენტი უნდა იძლეოდეს ყველა მონაცემს, რაც საჭიროა სამეურნეო ოპერაციის ბუღალტრულ აღრიცხვაში ასახვისათვის. დოკუმენტი ითვლება მომხდარი სამეურნეო ოპერაციის და სააღრიცხვო ჩანაწერების სისწორის წერილიბით მტკიცებად. დოკუმენტს დიდი მნიშვნელობა აქვს საწარმოს სამეურნეო საქმიანობის კონტროლისა და ოპერატიული ხელმძღვანელობისათვის. დოკუმენტების საფუძველზე გაიცემა განკარგულება სამეურნეო ოპერაციის მოხდენის შესახებ, მოწმდება მისი შესრულების მიმდინარეობა და შედეგები, დგინდება პასუხისმგებელი პირები და სხვა. დოკუმენტს დიდი მნიშვნელობა აქვს გაფლანგვა _ განიავების თავიდან აცილებისა და საერთოდ საკუთრების დაცვის საქმეში. მას სამართლებრივი მნიშვნელობა ენიჭება, ითვლება რა წერილობით საბუთად, საწარმოებს, ორგანიზაციებს და პირებს შორის წარმოქმნილი სადავო საკითხებისას.

დოკუმენტს დიდი მნიშვნელობა აქვს საწარმოს საქმიანობის ეკონომიკური ანალიზისათვის. ის წარმატებით გამოიყენება სხვადასხვა რევიზიებისა და კონტროლის დროს.

დოკუმენტების შედგენის ხარისხსა და გაფორმების დროულობაზე დიდადაა დამოკიდებული ბუღალტრული აღრიცხვის სისწორე და ოპერატიულობა.

საწარმოს საქმიანობაში მომხდარი სხვადასხვა სამეურნეო ოპერაციის გასაფორმებლად სხვადასხვა დოკუმენტი გამოიყენება. მაგალითად, სალაროში ფულის მიღება სალაროს შემოსავლის ორდერით ფორმდება; სალაროდან ფულის გაცემა _ სალაროს გასავლის ორდერით; ბანკში გახსნილი საწარმოს ანგარიშსწორების ანგარიშიდან ფულის გამოტანა ჩეკით ფორმდება, ფულის შეტანა კი _ განცხადებით ნაღდი ფულის შეტანაზე; მასალების მიღება საწყობში _ მასალების შემოსავლის ორდერით ფორმდება; ხოლო მათი გაცემა, ხარჯვა _  ხარჯვის ბარათით ან მოთხოვნით და ა.შ.

დოკუმენტები განსხვავებული შინაარსის, ფორმისა და მოხაზულობისაა. თითიეული ბუღალტრული დოკუმენტის შინაარსი ამომწურავ პასუხს უნდა იძლეოდეს მომხდარი სამეურნეო ოპერაციის შესახებ, ეს კი დამოკიდებულია დოკუმენტის რეკვიზიტზე.

რეკვიზიტი, არის დოკუმენტში დასმული კითხვა, რომელზედაც პასუხი უნდა იქნას გაცემული.

სხვადასხვა ბუღალტრულ დოკუმენტს, რომელსაც განსხვავებული შინაარსი აქვს, ცხადია, სხვადასხვა რეკვიზიტი ექნება, მაგრამ არსებობს რიგი რეკვიზიტებისა, რომლებიც აუცილებლად უნდა გააჩნდეს ყველა ბუღალტრულ დოკუმენტს. ასეთ აუცილებელ რეკვიზიტად მიჩნეულია შემდეგი:

�    დოკუმენტის დასახელება და ნომერი (მაგალითად, სალაროს შემოსავლის ორდერი; სალაროს გასავლის ორდერი; ჩეკი;  და ა.შ.);

�         შედგენის თარიღი (რიცხვი, თვე, წელი.);

�   სამურნეო ოპერაციის მოკლე, მაგრამ ნათელი შინაარსი, აგრეთვე ამ ოპერაციის მოხდენის საფუძველი (მაგალითად, სალაროს გასავლის ორდერში ნაჩვენები უნდა იქნეს ვისზეა გაცემული თანხა და რა მიზნით);

�    სამეურნეო ოპერაციის გამოსახვა საზომი ერთეულებით (მაგალითად, მოთხოვნაში მასალების გაცემაზე ნაჩვენები უნდა იქნეს საზომი ერთეული: ტონა, კილოგრამი და ა.შ. და გაცემული მასალების რაოდენობა);

�    სამეურნეო ოპერაციის შესრულებასა და მის სწორად გაფორმებაზე პასუხისმგებელ პირთა ხელმოწერა;

დოკუმენტში აგრეთვე, უნდა აღინიშნოს საწარმოს დასახელება და მისამართი; დაპირისპირებულ მხარეთა დასახელება, რომლებიც მონაწილეობენ დოკუმენტით გაფორმებული სამეურნეო ოპერაციის მოხდენაში; აუცილებლობის შემთხვევაში დოკუმენტის რეკვიზიტების რიცხვი კიდევ უფრო იზრდება და იგი დამოკიდებულია დოკუმენტით გასაფორმებელი სამეურნეო ოპერაციის ხასიათზე. მაგალითად, ზოგიერთი დოკუმენტს, გარდა აღნიშნულისა, დასმული უნდა ჰქონდეს საწარმოს მრგვალი ბეჭედი.

საწარმოს საქმიანობაში მომხდარი სამეურნეო ოპერაციები განსხვავდებიან თავიანთი შინაარსით. სწორედ ამით არის განპირობებული ბუღალტრული დოკუმენტების განსხვავებული ფორმა და შინაარსი. ეს განსხვავებულობა დამოკიდებულია აგრეთვე, მათი გაფორმების წესსა და აღრიცხვის პროცესში მათ შემდგომ დამუშავებაზე. განსხვავებულობასთან ერთად ბუღალტრულ დოკუმენტებს გააჩნიათ საერთო ნიშნებიც. ბუღალტრული დოკუმენტების შინაარსში, მათს განსხვავებულობასა და საერთო ნიშნებში გარკვევის მიზნით ამ დოკუმენტებს აჯგუფებენ. დოკუმენტების დაჯგუფება, ანუ კლასიფიკაცია, სხვადასხვა ნიშნით ხდება. დოკუმენტებს აჯგუფებენ: შინაარსის, დანიშნულების, ასახული ოპერაციის მოცულობის, გამოყენების, შედგენის ადგილის, სააღრიცხვო პოზიციის რაოდენობის მიხედვით.

შინაარსის მიხედვით დოკუმენტების დაჯგუფებისას მხედველობაში მიიღება მათში ასახული აღრიცხვის ობიექტები. მაგალითად, ძირითადი საშუალებების, მასალების, მზა პროდუქციის მოძრაობის ამსახველი დოკუმენტები და ა.შ.

დანიშნულების მიხედვით დოკუმენტების დაჯგუფებისას გამოყოფენ რამდენიმე ქვეჯგუფს. ასეთებია:

�         განკარგულებითი დოკუმენტები;

�         აღსრულებითი (გასასამართლებელი) დოკუმენტები;

�         კომბინირებული დოკუმენტები;

�         ბუღალტრული გაფორმების დოკუმენტები.

განკარგულებითი დოკუმენტები წერილობითი განკარგულებაა შემსრულებელ პირზე, გარკვეული სამეურნეო ოპერაციის შესრულების შესახებ. განკარგულებითი დოკუმენტებია: მინდობილობა; სალაროს გასავლის ორდერი; სალაროს შემოსავლის ორდერი; ჩეკი და ა.შ. განკარგულებითი დოკუმენტები არ ამტკიცებენ, რომ სამეურნეო ოპერაცია მოხდა და არ წარმოადგენენ ამ ოპერაციის ბუღალტრულ აღრიცხვაში ასახვის საფუძველს.

აღსრულებითი (გასასამართლებელი) დოკუმენტები ადასტურებენ სამეურნეო ოპერაციის მოხდენის ფაქტს, მის შესრულებას. აღსრულებით დოკუმენტებს მიეკუთვნება: ზედნადებები, მიღება-ჩაბარების აქტები, ხელფასის უწყისები და სხვა.

კომბინირებულ დოკუმენტებს მიეკუთვნება ისეთი დოკუმენტები, რომელთაც ახასიათებს განკარგულებითი და აღსრულებითი დოკუმენტების ნიშნები. ისინი მოიცავენ განკარგულებებს სამეურნეო ოპერაციის მოხდენის შესახებ და ადასტურებენ მისი შესრულების ფაქტს. მაგალითად, ასეთი დოკუმენტებია: სალაროს გასავლის ორდერი, სალაროს შემოსავლის ორდერი, მოთხოვნები მასალების გაცემაზე, ზედნადებები და სხვა.

ბუღალტრული გაფორმების დოკუმენტები უშუალოდ არ ასახავენ რომელიმე სამეურნეო ოპერაციას. ისინი დგება აღრიცხვის მუშაკების მიერ აღსრულებითი ან კომბინირებული დოკუმენტების მონაცემების საფუძველზე. ბუღალტრული გაფორმების დოკუმენტებს მიეკუთვნება: სხვადასხვა სახის ბუღალტრული გაანგარიშებანი, ცნობები, დამუშავებითი ცხრილები, უწყისები და სხვა მარტივი დოკუმენტების საფუძველზე შედგენილი ყოველგვარი ნაერთი დოკუმენტები.

ბუღალტრული გაფორმების დოკუმენტები ბუღალტრულ აღრიცხვაში ასახვისათვის პირველადი დოკუმენტაციის მონაცემების მომზადების ტექნიკური საშუალებაა.

მოცულობის მიხედვით დოკუმენტები იყოფა პირველად და ნაერთ, ანუ კრებსით დოკუმენტებად.

პირველადი დოკუმენტები ასახავენ ცალკეული სამეურნეო ოპერაციის მოხდენის ფაქტს. ისინი პირველად შედგება ამ ოპერაციის მოხდენისას. მათ მიეკუთვნება: მოთხოვნა მასალების გაცემაზე, ძირითადი საშუალებების მიღება_ჩაბარების აქტი, გადახდის დავალება და ა.შ.

ნაერთი ანუ კრებსითი დოკუმენტები რიგი პირველადი დოკუმენტების ნაერთია და ასახავენ ისეთ სამეურნეო ოპერაციებს, რომლებიც უკვე ჩაწერილია პირველად დოკუმენტებში. ნაერთს, ანუ კრებსით დოკუმენტებს მიეკუთვნება: მოლარის ანგარიშგება, მაგროვებელი და საანგარიშსწორებო უწყისები და სხვა. ნაერთი დოკუმენტები დოკუმენტების დაჯგუფებისა და დამუშავების პირველი სტადიაა.

გამოყენების მიხედვით განასხვავებენ ერთჯერად და მაგროვებელ დოკუმენტებს. ერთჯერადს მიეკუთვნებიან დოკუმენტები, რომლებიც ასახავენ ერთ რომელიმე სამეურნეო ოპერაციას. მაგალითად, ერთჯერადი დოკუმენტებია: სალაროს შემოსავლის ორდერი, სალაროს გასავლის ორდერი, მოთხოვნა და ა.შ.

მაგროვებელს მიეკუთვნება დოკუმენტები, რომლებიც განსაზღვრული პერიოდის განმავლობაში ასახავენ ერთგვაროვან სამეურნეო ოპერაციებს. მაგროვებელ დოკუმენტებს მიეკუთვნება: განრიგები და ა.შ.

შედგენის ადგილის მიხედვით დოკუმენტები იყოფა შინადოკუმენტებად და გარედოკუმენტებად.

შინადოკუმენტები მოცემულ საწარმოში შედგენილი დოკუმენტია. მაგალითად, მოთხოვნა, ზედნადები, სალაროს შემოსავლის ორდერი, სალაროს გასავლის ორდერი და ა.შ.

გარედოკუმენტი არის მოცემულ საწარმოში გარედან მიღებული დოკუმენტი, რომელიც შედგენილია სხვა რომელიმე საწარმოს ან ორგანიზაციის მიერ. მაგალითად, მიმწოდებლების მიერ გამოგზავნილი ანგარიშ_ფაქტურა, ამონაწერი ანგარიშსწორების ანგარიშიდან და სხვა.

სააღრიცხვო პოზიციის რაოდენობის მიხედვით განასხვავებენ ერთპოზიციურ, ანუ ერთსტრიქონიან და მრავალპოზიციურ, ანუ მრავალსტრიქონიან დოკუმენტებს.

ერთპოზიციური ანუ ერთსტრიქონიანი დოკუმენტებით ფორმდება მხოლოდ ერთი სახის საშუალებათა მოძრაობა. მაგალითად, მოთხოვნა, მასალების შემოსავლის ორდერო, სალაროს შემოსავლისა და გასავლის ორდერი და ა.შ.

მრავალპოზიციური ანუ მრავალსტრიქონიანი დოკუმენტით ფორმდება რამდენიმე სახის ერთგვაროვან სამეურნეო საშუალებათა მოძრაობა და ანგარიშსწორება რამდენიმე პირთან.

დოკუმენტი უნდა გაფორმდეს სამეურნეო ოპერაციის მოხდენისთანავე. დოკუმენტი უნდა შესდგეს სწორად, ასახავდეს მომხდარი სამეურნეო ოპერაციის რეალურ მონაცემებს. დოკუმენტის შედგენის სისწორეზე, მისი მონაცემების რეალურობაზე პასუხისმგებელნი არიან ის პირები, რომლებიც ხელს აწერენ აღნიშნულ დოკუმენტს. დოკუმენტი გასაგებად უნდა იყოს შევსებული. დოკუმენტში რაიმე სახის გადასწორება, ამოფხეკა, ამოშლა და ა.შ. დაუშვებელია. დოკუმენტის გაფორმებისას დაშვებული შეცდომა სათანადო წესით უნდა გასწორდეს. არის დოკუმენტები, სადაც არავითარი შესწორება არ შეიძლება. ასეთებს მიეკუთვნება: სალაროსა და ბანკის დოკუმენტები. აღნიშნულ დოკუმენტებში დაშვებული შეცდომის ან ყოველგვარი გაურკვევლობის შემთხვევაში უნდა მოხდეს აღნიშნული დოკუმენტის ბუღალტრული გაუქმება და, შესაბამისად, გაფორმდეს ახალი დოკუმენტი.

ბუღალტერიაში მიღებული დოკუმენტები უნდა შემოწმდეს და სათანადო წესით დამუშავდეს.

დოკუმენტი უნდა შემოწმდეს გაფორმების სისწორის მხრივ, ე.ი. შევსებულია თუ არა ყველა რეკვიზიტი და აქვს თუ არა მას შესაბამის პასუხისმგებელ პირთა ხელმოწერა. ამგვარი შემოწმების შემდეგ დოკუმენტი მოწმდება შინაარსობრივად, რამდენად შეესაბამება დოკუმენტის მონაცემები სახელშეკრულებო მოთხოვნებს ყველა მაჩვენებლის მიხედვით, და ბოლოს, ხდება დოკუმენტის შემოწმება არითმეტიკულად _ რამდენად სწორადაა შესრულებული დოკუმენტით გათვალისწინებული არითმეტიკული გაანგარიშებანი. დოკუმენტში შემოწმებისას აღმოჩენილი რაიმე უზუსტობის შემთხვევაში იგი შესასწორებლად ან ახლით შესაცვლელად უბრუნდება მის ჩამბარებელს. დოკუმენტის ყოველმხრივი შემოწმების შემდეგ ხდება მისი ბუღალტრული დამუშავება, ე.ი. აღნიშვნა იმისა, თუ როგორ უნდა აისახოს დოკუმენტის თანხა ბუღალტრულ აღრიცხვაში. მაშასადამე, დოკუმენტის შინაარსიდან გამომდინარე, მასზე ბუღალტრული ჩანაწერის მინიშნებას დოკუმენტის ბუღალტრული დამუშავება ეწოდება.

პირველად აღრიცხვაზე ნათელი წარმოდგენის მიზნით განვიხილოთ რამდენიმე, შედარებით მარტივი ბუღალტრული დოკუმენტი:

სალაროს შემოსავლის ორდერი ბრძანებაა მოლარისადმი, სალაროში ფულადი საშუალებების მისაღებად. იგი იწერება ერთ ცალად მელნით. მისი რეკვიზიტებია: სალარის შემოსავლის ორდერი, #, ვისგან არის მიღებული სალაროში ფული და რა დანიშნულებით, თანხა (როგორც ციფრებით, ასევე სიტყვებითაც). სალაროს შემოსავლის ორდერს ხელს აწერს მთავარი ბუღალტერი და მოლარე _ ფულის მიღებაზე. შემდეგ მოცემულია ორგანიზაციის დასახელება და მითითება, ბუღალტრული ჩანაწერის  შესახებ, თუ სად უნდა რეგისტრირდეს სალაროს შემოსავლის ორდერით გაფორმებული თანხა. რადგან ეს დოკუმენტი სალაროს შემოსავლის ორდერია, ცხადია, ყველა შემთხვევაში უნდა დაფიქსირდეს სალაროში ნაღდი ფულის ზრდა. ამიტომ მისი მითითება საჭირო არ არის. აქვეა ბუღალტრის ხელის მოწერა. სალაროს შემოსავლის ორდერს მარჯვენა მხარეს აქვს მოსახევი ქვითარი. ქვითარში იგივე რეკვიზიტებია მოცემული, რაც თვით ორდერში. სალაროში ფულის შემოტანის შემდეგ სათანადო წესით გაფორმებული ქვითარი მთავარი ბუღალტრისა და მოლარის ხელის მოწერითა და საწარმოს მრგვალი ბეჭდის დასმით დადასტურებული ეძლევა სალაროში ფულის შემომტანს, როგორც გასამართლებელი საბუთი.

სალაროს გასავლის  ორდერი წარმოადგენს ბრძანებას მოლარისადმი, რომ მან სალაროდან გასცეს ფულადი საშუალებანი. მსგავსად სალაროს შემოსავლის  ორდერისა, ისიც იწერება ერთ ცალად, მელნით. მასში აღინიშნება ვისზე გაიცა ფული და რა დანიშნულებით. სალაროს გასავლის  ორდერს, დამუშავებისას უნდა გაუკეთდეს აღნიშვნა, როგორ აისახოს ბუღალტრულ აღრიცხვაში ორდერით გაფორმებული თანხა.

ჩეკი გამოიყენება ბანკიდან ნაღდი ფულის გამოსატანად. იგი იწერება ერთ ცალად, მელნით ან ბურთულიანი კალმით. ჩეკში არავითარი შესწორება და გაურკვევლობა არ შეიძლება. ჩეკში აღინიშნება ვის გამოაქვს ფული ბანკიდან, მისი პიროვნების დამადასტურებელი მონაცემები, თანხა სიტყვებით და ციფრით. ჩეკის მეორე გვერდზე მითითებული უნდა იყოს ბანკიდან გამოსატანი თანხის დანიშნულების შესახებ. ჩეკს ხელს აწერს საწარმოს ხელმძღვანელი და მთავარი ბუღალტერი, დასმული უნდა ჰქონდეს საწარმოს მრგვალი ბეჭედი. ჩეკთან ერთად ივსება ჩეკის ყუა, რომელშიც იგივე მონაცემები აისახება, რაც ჩეკში. ჩეკის ყუა რჩება საჩეკო წიგნში. გამოწერილ ჩეკს ძალა აქვს ათი დღის განმავლობაში. ამ ვადის გასვლის შემდეგ, გამოუყენებლობის შემთხვევაში იგი უნდა გაუქმდეს.

ხელფასის უწყისით ხდება პერსონალთან ხელფასით ანგარიშსწორება. მასში მოცემულია დარიცხული (კუთვნილი) ხელფასი, დაკავებები ხელფასიდან და ხელზე გასაცემი თანხა.

ანგარიშ-ფაქტურა გამოიწერება მიმწოდებელი საწარმოს მიერ მყიდველის სახელზე.

გადახდის დავალება წარმოადგენს დავალებას ბანკისადმი, გადამხდელის ანგარიშიდან ჩამოწეროს გადახდის დავალებაში აღნიშნული თანხა და გადაურიცხოს შესაბამისად მიმღებს, რომელიც ასევე მითითებულ უნდა იქნეს გადახდის დავალებაში. გადახდის დავალება გამოიყენება სახელმწიფო ბიუჯეტზე, დაზღვევის და სხვა ორგანოებზე საწარმოდან კუთვნილი თანხების გადარიცხვისას და ა.შ.

ჩანს, რომ საწარმოში სხვადასხვა სამეურნეო ოპერაციის გასაფორმებლად სხვადასხვა დოკუმენტი გამოიყენება, ცხადია, დოკუმენტების სიმრავლეა, ამიტომ განსაკუთრებული მნიშვნელობა ენიჭება დოკუმენტების რიცხვის შემცირებას, მათი ზომის განსაზღვრას, დოკუმენტების გამარტივებას.

დოკუმენტაცია აღრიცხვის საფუძველია. ამიტომ იგი უნდა აკმაყოფილებდეს ისეთ მოთხოვნებს, როგორიცაა: გაფორმების სიმარტივე და სიიაფე, შესატყვისობა შემდგომი დამუშავებისათვის, აღრიცხვის მექანიზაციის გამოყენებისას, შედგენის დროულობა და სამეურნეო ოპერაციების ასახვის სიზუსტე.

დოკუმენტების შემდგომი სრულყოფისა და მათი რიცხვის შემცირებისათვის დიდი მნიშვნელობა ენიჭება  დოკუმენტების უნიფიკაციასა და სტანდარტიზაციას.

დოკუმენტების უნიფიკაცია ნიშნავს ეროვნული მეურნეობის სხვადასხვა დარგში ერთგვაროვანი სამეურნეო ოპერაციების გასაფორმებლად ერთიანი ფორმის დოკუმენტების შემუშავებასა და გამოყენებას. მაგალითად, ასეთი უნიფიცირებული დოკუმენტია სალაროს შემოსავლის ორდერი, სალაროს გასავლის ორდერი, გადახდის დავალება, ანგარიშ-ფაქტურა და ა.შ. დოკუმენტების სტანდარტიზაცია ნიშნავს ერთგვაროვანი ოპერაციების გასაფორმებლად გამოსაყენებელი დოკუმენტებისათვის ერთი და იგივე სტანდარტული ზომების შემუშავებასა და დადგენას.

ბუღალტრული დოკუმენტები დამუშავებისა და გამოყენების განსაზღვრული გზის გავლის შემდეგ გარკვეული წესით შენახვას ექვემდებარება. დოკუმენტების შენახვა ხდება არქივში. დოკუმენტების მოძრაობას შედგენიდან ან საწარმოში მიღებიდან არქივში გადაცემამდე დოკუმენტბრუნვა ეწოდება. დოკუმენტბრუნვის სწორი ორგანიზაცია უზრუნველყოფს სამეურნეო ოპერაციების აღრიცხვის დროულობასა და სისრულეს, გამორიცხავს სააღრიცხვო მონაცემების დუბლირებას. აქედან გამომდინარე, დოკუმენტბრუნვა მნიშვნელოვან ადგილს იჭერს საწარმოს ბუღალტრული აღრიცხვის ორგანიზაციის გეგმაში და მისი მნიშვნელოვანი შემადგენელი ნაწილია. დოკუმენტბრუნვის გეგმა წინასწარ უნდა დადგინდეს, თუ სად და ვის მიერ გაფორმდება დოკუმენტი, რა გზას გაივლის იგი, ვის მიერ იქმება გამოყენებული, რა დრო შეიძლება დაჰყოს დოკუმენტმა თითოეულ ინსტანციაში, როდის უნდა ჩაბარდეს დოკუმენტი არქივს შესანახად.